En la actualidad las compañías se enfrentan a necesidades dinámicas generadas por múltiples factores tales como la competencia, las amenazas del mercado o la posibilidad de aprovechar nuevas oportunidades; la tecnología puede convertirse en un cuello de botella cuando no puede adaptarse rápidamente para enfrentar estas situaciones. Business Process Management (BPM) es una herramienta que ayuda a las organizaciones en la mejora continua de sus procesos de negocio, permitiendo que los modelos que dirigen la compañía evolucionen constantemente y se adapten a estas necesidades.
De acuerdo con Bill Gates “The first rule of any technology is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency”, es importante tener en cuenta que el primer paso para tener una organización dinámica que se enfrente con facilidad a los retos y oportunidades del mercado es revisar que los procesos estén alineados con las estrategias y objetivos organizacionales y que además sean eficientes; ya que, como se ha visto a través de los años las organizaciones tienden a comprar soluciones automatizadas porque: no conocen los detalles de sus procesos pero saben que de alguna manera generan salidas (black box syndome), o porque tratan sus procesos y las personas relacionadas como objetos sagrados y solo miran a las afueras del problema (looking at the edges syndrome); pero la realidad es que la automatización de procesos no soluciona los problemas subyacentes, sino que por el contrario, ayuda a que ocurran más rápido y a mayor frecuencia. Todo esto indica que el orden correcto es arreglar los procesos, antes de mirar a soluciones automatizadas.
¿Cómo se estructura BPM ?
BPM descansa sobre tres pilares fundamentales: procesos, personas y tecnología. Pero además existe un cuarto componente sobre el que recae el éxito de un proyecto BPM: la administración del proyecto. Las personas son un componente clave dentro de BPM, ya que no solo se trata de alineación de estrategia y procesos, sino también de personas y su comportamiento. Ninguna solución (tecnológica o no) puede ser exitosa si las personas involucradas en el desarrollo de los procesos no creen en lo que se está desarrollando, o si se ven amenazados por la solución presentada.
El 7FE Project Framework propuesto por John Jeston and Johan Nelis, provee una estructura que permite el desarrollo de un proyecto BPM en una organización. 7FE está conformado por 10 fases, estructuradas en grupos: Un primer grupo compuesto por 4 Fs: foundation, findings & solutions, fulfillment y future; y un grupo de 3 Essentials: Leadership, Project management y people change management.
El framework empieza desde la estrategia organizacional la que debe ser considerada para el planteamiento de la arquitectura de procesos, ya que los procesos "per-se" no corresponden a un objetivo final, sino a un camino para llegar a los objetivos. Es importante en la etapa de la creación de la arquitectura de procesos considerar que se pretende atacar problemas dinámicos y por ello la arquitectura debe ser como lo manifiestan Jeston y Nelis “just enough, just in time”. En la fase "Launch Pad" se selecciona donde empezar el proceso BPM, se fijan las metas una vez se han seleccionado los procesos y se establece el proyecto.
El grupo "Findings and Solutions" involucran las fases "Understand e Innovate", en las que se busca que los interesados en el proceso tengan suficiente entendimiento de los procesos de negocio para proponer soluciones; aquí se selecciona las opciones que se van a implementar a través de las fases restantes.
El grupo "Fulfillment" se desarrollan 3 fases. La fase Develop se encarga de la construcción de todos los componentes necesarios para la implementación del nuevo sistema. La fase People tiene como objetivo asegurar que las actividades, los roles y las medidas de rendimiento se encuentren alineados con la estrategia organizacional y con los objetivos de los procesos. Por último, la fase Implement es donde todos los aspectos del proyecto ocurren.
En el grupo Future se asegura que los beneficios manifestados en el caso de negocio realmente se consiguen y además se busca la conversión de que BPM se vuela una actividad operacional de negocio y no solo sea un proyecto.
¿Cuáles son los fundamentos de un proyecto BPM ?
Los proyectos, sin importar su nivel tecnológico, alcance o propósito, se fundamentan en una serie de factores necesarios para su correcta implementación. En el caso de la implementación de proyectos BPM, existen tres componentes fundamentales sobre los que que recae éxito de un proyecto de esta naturaleza:
1. Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos se refiere al conjunto de responsabilidades y de acciones necesarias para materializar el proyecto (consolidación de componentes) y para realizar su objetivo específico (propósito). Por lo tanto, es importante que un proyecto BPM sea gestionado por expertos en esta materia con habilidades fundamentales para guiar y dirigir en proyecto en la dirección correcta. Es importante que se cumplan con ciertos requisitos específicos en proyectos BPM dada la complegidad y exigencia de conocimientos, habilidades y destrezas en este tipo de proyectos.
2. Gente orientada al Cambio
Realizar un proyecto significa cambiar. Quien consigue gestionar adecuadamente sus proyectos, tiene más posibilidades de éxito y, por lo tanto, más probabilidades de sobrevivir. Por eso hoy, las organizaciones no buscan personas capaces de cambiar, de adaptarse a los cambios. Buscan personas capaces de realizar los cambios, de liderarlos, de dirigirlos. Personas capaces de llevar a la organización a su siguiente estado en la evolución empresarial.
3. Liderazgo
Para garantizar el éxito en la implementación de un proyecto BPM, es necesario contar con liderazgo al interior de la orgnización y el suficiente apoyo político en sus estamentos directivos que permita para alcanzar los objetivos y metas que se persiguen al implementar un proyecto BPM.
¿Qué herramientas permiten llevar a cabo el desarrollo de un proceso BPM ?
BPMN (Business Process Modeling and Notation) es una notación gráfica fundamental dentro del desarrollo de un proyecto BPM. BPMN, a través de una notación estándar, permite que todos los stakeholders puedan modelar procesos de negocio de una manera fácil y entendible, agilizando la comunicación y la proposición de soluciones a los problemas en los procesos de negocio.
El departamento de TI de una organización, se ve enormemente beneficiado por el uso de BPMN, ya que los procesos construidos mediante esta herramienta encajan con modelos tecnológicos como SOA (Service Oriented Architecture), permitiendo la agilización de la construcción de soluciones lo cual es fundamental para dar respuesta en el momento adecuado a las oportunidades y retos que ofrece el mercado para la organización.
